Le Chiffre d’Or

Etes-vous toujours serein(e) à la tête de votre entreprise ? Dormez-vous toutes les nuits comme un bébé, sans le moindre souci ? Nous connaissons tous la réponse… Pour mieux dormir, pour gagner en sérénité, un chef d’entreprise a inventé un outil  génial : le Chiffre d’Or. Arnaud Colas, dirigeant de Solucielle et créateur du logiciel Sollo, a mis au point un outil de gestion idéal pour encore mieux maîtriser son entreprise. Dans cet article, il partage avec vous sa recette :

Bien souvent, les experts-comptables proposent à leurs clients la tenue de tableaux de bord. Persuadé que ce type d’informations chiffrées est indispensable au bon pilotage de l’entreprise, je ne remettrai pas en cause le bien-fondé de ce type de tableaux.

Mais je voudrais vous parler aujourd’hui d’un tout autre type de chiffres-clés, à mon sens bien plus parlant, bien plus efficace en tout cas pour les petites voire les très petites entreprises.

Le principal écueil des tableaux de bord est qu’ils expliquent le futur en se basant sur les données du passé. Vous établissez mois par mois les postes de dépenses, les postes de recettes effectuées au cours des six derniers mois par exemple, puis projetez ces données sur les mois suivants, tant en postes de charges qu’en postes de revenus. Or les petites sociétés que nous sommes sont trop fragiles, ou en tout cas trop exposées à des fluctuations incessantes. Projeter ainsi le futur en fonction du passé est totalement irréaliste. Un coup de téléphone d’un nouveau gros client et vous doublez votre chiffre d’affaires. Un coup de téléphone d’un client déçu, qui finalement ne fera plus affaire avec vous, et vous revoyez votre chiffre d’affaires sur les trois prochains mois à la baisse de façon très significative.

Or nous avons tous besoin de connaître l’inertie de notre entreprise, autrement dit le nombre de jours, de semaine, ou même de mois que nous avons devant nous, en fonction de ce qui se passe maintenant.

Et c’est bien là où je veux en venir : à l’heure où tout le monde parle du temps présent, du pouvoir de l’instant présent, l’idée est de connaître à un instant T, aujourd’hui même, où en est votre entreprise, et combien de temps il vous reste à vivre.

Ce que je vous propose donc c’est de raisonner façon minimaliste, autour de quatre chiffres-clés, qui additionnés les uns aux autres nous donneront un seul et unique chiffre : le Chiffre d’Or. Telle la lumière d’un phare à l’horizon, ce chiffre vous indiquera si vous êtes dans la bonne direction, si vous pouvez dormir sur vos deux oreilles, ou si au contraire vous devez vous retrousser les manches et aller chercher, toute affaire cessante, de nouveaux clients.

Le premier chiffre, est de loin le plus important, c’est le « pipe ».

Le pipe est une notion utilisée dans les grandes entreprises, qui consiste à valoriser l’ensemble des opportunités commerciales que vous avez, en fonction du taux de transformation possible.

Prenons l’exemple d’un devis que vous avez fait à un client d’une valeur de 1.000 €. Si vous pensez pouvoir le transformer à coup sûr, nous pouvons le pondérer à 80, voire 90 %. Il vaut donc 800 ou 900 €.

Si au contraire, une opportunité de 3.000 € n’a que très peu de chances de se concrétiser, vous pouvez la pondérer à 10, ou à 20 %. Elle vaudra donc 300 à 600 € dans le pipe.

En additionnant toutes ces pondérations, nous obtenons un premier chiffre, qui correspond à la valeur de l’ensemble des opportunités émises. En prenant ainsi l’habitude de pondérer correctement vos différentes opportunités, ce chiffre deviendra petit à petit une réalité absolue.

Bien entendu, vous avez intérêt à relancer toutes vos opportunités, de façon très régulière, jusqu’à ce que le prospect, vous achète ou vous explique qu’il a finalement choisi une autre option.

Le second chiffre correspond à l’ensemble des commandes en cours, qui ne sont pas encore facturés.

Un devis a été signé, il disparaît donc du « pipe ». En revanche, vous avez pu demander un acompte mais il vous sera peut-être possible de facturer le solde qu’après avoir servi le client dans sa totalité. Il nous faut donc savoir à tout moment, quelles sont les commandes en cours, et surtout qu’est-ce qui a déjà été facturé, le solde étant, si vous faites votre métier correctement, à facturer, et donc à recevoir de toute façon.

Le troisième chiffre se trouve dans votre facturier.

Il s’agit de l’argent qui est dehors : les factures que vous avez émises et qui vous sont dues aujourd’hui.

De la même façon que pour les devis, il est très important que vous ayez conscience qu’il vous faille relancer le plus possible vos factures impayées. Le sport national en France, après le football, est sans doute l’activité qui consiste à faire traîner le plus possible le règlement de ses fournisseurs.

En revanche, les clients réagissent assez positivement à la première relance, voire à la seconde. De toute façon, mettre en application une véritable politique de relance des factures impayées ne peut être que salvateur pour la bonne santé de votre entreprise.

Enfin, le quatrième chiffre est tout simplement l’argent que vous avez sur votre compte en banque.

Il vous faut savoir combien vous avez en banque, sur plusieurs de vos comptes, ou épargne si vous en avez. Je parle évidemment là des comptes liés à votre activité professionnelle.

L’inertie de votre entreprise

En additionnant ces quatre chiffres, vous allez obtenir un chiffre qui correspond à l’inertie de votre entreprise ; l’argent dont elle dispose de façon quasiment certaine pour les mois à venir. Et ce même si vous ne prospectez plus un seul nouveau client.

Ce chiffre est à rapprocher de vos frais mensuels. Imaginons que vous trouviez en additionnant ces quatre chiffres un montant de 30.000 €, et que vous ayez 6.000 € de frais fixes par mois : vous savez que vous avez tout simplement cinq mois d’inertie devant vous.

Bien évidemment, vous avez compris que ces quatre chiffres sont des vases communicants, et que seule l’entrée d’opportunités, des nouveaux devis, et leur valorisation le plus haut possible augmente ce fameux chiffre-clé, ce que j’ai appelé le chiffre d’or.

À l’inverse, tout ce qui sort de votre compte en banque, fait diminuer ce chiffre, et donc tout ce que vous payez au quotidien diminue d’autant le chiffre d’or.

Au milieu, les devis qui sont transformés en commandes et qui passent en facture, sont le cœur de votre activité, le cœur la trésorerie fluctuante de votre entreprise.

L’idée essentielle

En connaissant le chiffre d’or et en connaissant le montant de vos charges mensuelles, vous savez si vous pouvez dormir tranquille parce que vous avez plusieurs mois d’inertie devant vous, ou s’il vous faut très vite remettre votre tenue de « patron vendeur » pour aller chercher de nouveaux prospects et signer de nouvelles affaires.

Depuis que j’ai mis en place ce suivi autour de ces quatre chiffres-clés, je peux vous garantir que j’ai toujours un œil sur l’inertie de mon entreprise pour savoir si tout va bien, et ce sans me projeter sur des chiffres totalement aléatoires puisque vous l’avez compris, le Chiffre d’Or est calculé en temps réel, à l’instant T.

Ce petit travail doit être fait une fois par semaine, ou au moins deux fois par mois, pour garder cette instantanéité. Vous pouvez télécharger grâce au formulaire ci-dessous le tableau Excel qui vous permet de calculer le chiffre d’or.

Je vous invite également à regarder la vidéo spécifique sur ce point, sur la base de mon logiciel Sollo.

Et merci d’avance de me faire part de vos commentaires ci-dessous !